سیستم سازی کسب و کار چیست؟ | کاربرد سیستم سازی در کسب و کار اینترنتی

سیستم سازی کسب و کار چیست؟ سیستم سازی کسب و کار فرآیندی است که طی آن فعالیت های کلیدی یک کسب و کار به صورت مستند و استاندارد در می آیند تا انجام آنها به طور ثابت، کارآمد و قابل تکرار باشد. هدف از سیستم سازی کسب و کار کاهش وابستگی به افراد و ایجاد سیستمی است که حتی بدون حضور افراد کلیدی نیز بتواند به طور روان و بدون مشکل کار کند.

مزایای سیستم سازی کسب و کار چیست:

• افزایش کارایی: سیستم سازی به شما کمک می کند تا فرآیندهای خود را بهینه کنید و از اتلاف وقت و منابع جلوگیری کنید.
• بهبود کیفیت: با استانداردسازی فرآیندها، می توانید کیفیت محصولات و خدمات خود را به طور مداوم ارتقا دهید.
• رشد آسان تر: با داشتن سیستمی مستند و استاندارد، می توانید به راحتی کسب و کار خود را گسترش دهید و کارمندان جدید را آموزش دهید.
• کاهش وابستگی به افراد: سیستم سازی به شما کمک می کند تا کسب و کار خود را از افراد کلیدی مستقل کنید و خطر از دست دادن آنها را کاهش دهید.
• افزایش رضایت شغلی: با داشتن فرآیندهای واضح و مشخص، کارمندان شما می دانند که چه کاری باید انجام دهند و چگونه آن را انجام دهند.

مراحل سیستم سازی کسب و کار چیست:

1. انتخاب فرآیندها: ابتدا باید فرآیندهایی را که می خواهید سیستم سازی کنید، شناسایی و انتخاب کنید.
2. مستندسازی فرآیندها: برای هر فرآیند، باید مراحل و گام های لازم را به طور دقیق مستند کنید.
3. ایجاد رویه های عملیاتی استاندارد (SOPs): برای هر فرآیند، باید یک SOP ایجاد کنید که شامل دستورالعمل های گام به گام برای انجام آن فرآیند باشد.
4. آموزش کارمندان: باید کارمندان خود را در مورد نحوه استفاده از سیستم های جدید آموزش دهید.
5. نظارت و پایش: باید به طور مداوم سیستم های خود را نظارت و پایش کنید تا مطمئن شوید که به طور موثر کار می کنند.

ابزارهای سیستم سازی کسب و کار چیست:

• نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS): این نرم افزار به شما کمک می کند تا فرآیندهای خود را مدل سازی، مستند و مدیریت کنید.
• نرم افزار مدیریت پروژه: این نرم افزار به شما کمک می کند تا پروژه های سیستم سازی خود را برنامه ریزی، پیگیری و مدیریت کنید.
• نرم افزار مدیریت اسناد: این نرم افزار به شما کمک می کند تا SOP ها و سایر اسناد مربوط به سیستم های خود را ذخیره و مدیریت کنید.

نکات:

• سیستم سازی یک فرآیند مداوم است: شما باید به طور مداوم سیستم های خود را بررسی و به روز کنید تا مطمئن شوید که به طور موثر کار می کنند.
• از کارمندان خود کمک بگیرید: از کارمندان خود بخواهید در فرآیند سیستم سازی مشارکت کنند. آنها می توانند بازخورد ارزشمندی در مورد نحوه بهبود سیستم ها ارائه دهند.
• صبور باشید: سیستم سازی زمان و تلاش می برد. انتظار نداشته باشید که بتوانید یک شبه کل کسب و کار خود را سیستم سازی کنید.

سیستم‌سازی در کسب‌وکار اینترنتی

سیستم‌سازی در کسب‌وکارهای اینترنتی می‌تواند به روش‌های مختلف انجام شود. در اینجا چند نمونه از رایج‌ترین موارد را مشاهده می‌کنید:

۱٫ فرآیند جذب مشتری:

• ایجاد یک قیف بازاریابی: این کار شامل ایجاد محتوای جذاب، تبلیغات هدفمند و صفحات فرود بهینه‌سازی‌شده برای جذب بازدیدکنندگان و تبدیل آنها به مشتری بالقوه است.
• خودکارسازی ایمیل مارکتینگ: ارسال ایمیل‌های منظم و هدفمند به مشتریان بالقوه و موجود می‌تواند به پرورش آنها و تبدیل آنها به مشتریان وفادار کمک کند.
• استفاده از چت‌بات‌ها: چت‌بات‌ها می‌توانند به طور شبانه‌روزی به سوالات مشتریان پاسخ دهند و آنها را به سمت منابع مناسب راهنمایی کنند.

۲٫ فرآیند فروش:

• ایجاد یک فرآیند فروش واضح و تعریف‌شده: این کار شامل تعیین مراحل مختلف فروش، وظایف هر ذینفع و معیارهای موفقیت است.
• استفاده از ابزارهای CRM: ابزارهای CRM می‌توانند به شما در مدیریت اطلاعات مشتری، ردیابی تعاملات و پیگیری فرصت‌های فروش کمک کنند.
• خودکارسازی وظایف فروش: وظایفی مانند ارسال ایمیل‌های پیگیری، ایجاد فاکتورها و به‌روزرسانی وضعیت سفارشات را می‌توان خودکار کرد تا زمان و منابع شما آزاد شود.

۳٫ فرآیند ارائه خدمات:

• ایجاد یک پایگاه دانش جامع: این پایگاه می‌تواند شامل مقالات راهنمایی، ویدیوهای آموزشی و پاسخ به سوالات متداول باشد تا به مشتریان در حل مشکلات خود به تنهایی کمک کند.
• ارائه پشتیبانی چت زنده: پشتیبانی چت زنده می‌تواند به مشتریان در دریافت کمک فوری در مورد مشکلات یا سوالات خود کمک کند.
• استفاده از نرم افزار میز کمک: نرم افزار میز کمک می‌تواند به شما در مدیریت درخواست‌های پشتیبانی، ردیابی مشکلات و ارائه گزارش‌های عملکرد کمک کند.

۴٫ فرآیند مدیریت محصول:

• ایجاد یک نقشه راه محصول: این نقشه باید شامل ویژگی‌ها و پیشرفت‌های برنامه‌ریزی‌شده برای محصول شما باشد.
• استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه: ابزارهای مدیریت پروژه می‌توانند به شما در برنامه‌ریزی، سازماندهی و پیگیری وظایف مربوط به توسعه محصول کمک کنند.
• جمع‌آوری بازخورد مشتری: جمع‌آوری بازخورد مشتری از طریق نظرسنجی‌ها، مصاحبه‌ها و تست‌های کاربری می‌تواند به شما در بهبود محصول خود کمک کند.

اینها تنها چند نمونه از روش‌های مختلفی هستند که می‌توانید از سیستم‌سازی برای بهبود کسب‌وکار اینترنتی خود استفاده کنید. به یاد داشته باشید که بهترین روش‌ها برای شما به نوع کسب‌وکار، مدل تجاری و اهداف شما بستگی دارد.

مثال سیستم سازی کسب و کار

فرض کنید صاحب یک رستوران هستید. برخی از فرآیندهایی که می توانید آنها را سیستم سازی کنید عبارتند از:

• فرآیند سفارش غذا: می توانید یک منوی دیجیتال ایجاد کنید که به مشتریان اجازه می دهد سفارش خود را به صورت آنلاین یا از طریق یک کیوسک ثبت کنند. همچنین می توانید از یک سیستم نقطه فروش (POS) استفاده کنید که به طور خودکار سفارشات را ثبت می کند و به آشپزخانه ارسال می کند.
• فرآیند آماده سازی غذا: می توانید دستورالعمل های دقیقی برای هر غذا ایجاد کنید که به سرآشپزها می گوید چگونه هر غذا را به طور مداوم و با کیفیت بالا آماده کنند. همچنین می توانید از تجهیزات آشپزخانه استفاده کنید که به طور خودکار برخی از وظایف را انجام می دهد، مانند خرد کردن سبزیجات یا پختن برنج.
• فرآیند سرو غذا: می توانید استانداردهایی برای نحوه سرو غذا به مشتریان ایجاد کنید. به عنوان مثال، می توانید مشخص کنید که هر غذا باید چقدر سریع پس از آماده شدن سرو شود و ظروف باید چگونه چیده شوند.
• فرآیند پرداخت: می توانید از روش های مختلف پرداخت مانند نقدی، کارت اعتباری یا کیف پول الکترونیکی پشتیبانی کنید. همچنین می توانید یک سیستم رسید دیجیتال ایجاد کنید که به مشتریان اجازه می دهد رسید خود را به صورت آنلاین یا از طریق برنامه تلفن همراه خود دریافت کنند.

با سیستم سازی این فرآیندها، می توانید کارایی رستوران خود را افزایش دهید، کیفیت غذا و خدمات خود را ارتقا دهید و رضایت مشتریان خود را افزایش دهید.

در اینجا چند نمونه دیگر از سیستم سازی کسب و کار در صنایع مختلف آورده شده است:

• یک شرکت نرم افزاری: این شرکت می تواند فرآیند توسعه نرم افزار خود را با استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه و سیستم های کنترل نسخه سیستم سازی کند.
• یک شرکت تولیدی: این شرکت می تواند فرآیند تولید خود را با استفاده از تکنیک های تولید ناب و سیستم های کنترل کیفیت سیستم سازی کند.
• یک شرکت خدمات حرفه ای: این شرکت می تواند فرآیند ارائه خدمات خود را با استفاده از فرم ها و چک لیست های استاندارد و سیستم های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) سیستم سازی کند.

سیستم سازی کسب و کار می تواند برای هر نوع کسب و کاری، صرف نظر از اندازه یا صنعت آن، مفید باشد.

نکات:

• سیستم سازی یک فرآیند مداوم است: شما باید به طور مداوم سیستم های خود را بررسی و به روز کنید تا مطمئن شوید که به طور موثر کار می کنند.
• از کارمندان خود کمک بگیرید: از کارمندان خود بخواهید در فرآیند سیستم سازی مشارکت کنند. آنها می توانند بازخورد ارزشمندی در مورد نحوه بهبود سیستم ها ارائه دهند.
• صبور باشید: سیستم سازی زمان و تلاش می برد. انتظار نداشته باشید که بتوانید یک شبه کل کسب و کار خود را سیستم سازی کنید.

منابع:

• https://systemsaziacademy.ir/what-is-systematization/
• https://didar.me/how-to-systemize-your-business/
• https://pashamohammadreza.ir/small-businesses-systemization/