مقالات
مهندسی مجدد فرآیندها (BPR)
مهندسی مجدد فرآیندها (BPR) یک رویکرد مدیریتی برای تجزیه و تحلیل و بازطراحی فرایندهای کسب و کار به منظور بهبود کارایی و اثربخشی آنها است. این فرآیند شامل شناسایی، ارزیابی و بازطراحی فرایندهای کلیدی کسب و کار با هدف حذف فعالیت های غیرضروری، ساده سازی مراحل و ادغام وظایف است.
اهداف اصلی مهندسی مجدد فرآیندها (BPR) عبارتند از:
- کاهش هزینه ها: با حذف فعالیت های غیرضروری و ساده سازی فرایندها می توان هزینه های عملیاتی را به طور قابل توجهی کاهش داد.
- افزایش کیفیت: با بهبود کارایی فرایندها می توان کیفیت محصولات و خدمات را ارتقا داد.
- بهبود زمان پاسخگویی: با ساده سازی مراحل و حذف گلوگاه ها می توان زمان لازم برای تکمیل فرایندها را به طور قابل توجهی کاهش داد.
- افزایش رضایت مشتری: با ارائه خدمات سریعتر و با کیفیت تر می توان رضایت مشتریان را افزایش داد.
- توانمندسازی کارکنان: با ارائه ابزارها و منابع لازم به کارکنان می توان آنها را توانمند کرد تا کار خود را به طور موثرتری انجام دهند.
مراحل اصلی مهندسی مجدد فرآیندها (BPR) عبارتند از:
- شناسایی فرایندها: اولین قدم در BPR، شناسایی فرایندهای کلیدی کسب و کار است که باید مورد تجزیه و تحلیل و بازطراحی قرار گیرند.
- تجزیه و تحلیل فرایندها: در این مرحله، فرایندهای شناسایی شده به طور کامل تجزیه و تحلیل می شوند تا نقاط قوت، ضعف، فرصت ها و تهدیدات آنها مشخص شود.
- طراحی مجدد فرایندها: با توجه به تجزیه و تحلیل انجام شده، فرایندها مجدداً طراحی می شوند تا کارایی و اثربخشی آنها افزایش یابد.
- پیاده سازی فرایندهای جدید: فرایندهای جدید باید به طور موثر پیاده سازی و به کارکنان آموزش داده شود.
- کنترل و پایش: عملکرد فرایندهای جدید باید به طور مداوم رصد و پایش شود تا در صورت نیاز تغییرات لازم انجام شود.
مزایای مهندسی مجدد فرآیندها (BPR):
- کاهش هزینه ها: BPR می تواند منجر به صرفه جویی قابل توجهی در هزینه های عملیاتی شود.
- افزایش کیفیت: BPR می تواند منجر به بهبود کیفیت محصولات و خدمات شود.
- بهبود زمان پاسخگویی: BPR می تواند منجر به کاهش زمان لازم برای تکمیل فرایندها شود.
- افزایش رضایت مشتری: BPR می تواند منجر به افزایش رضایت مشتریان شود.
- توانمندسازی کارکنان: BPR می تواند منجر به توانمندسازی کارکنان و افزایش انگیزه آنها شود.
معایب مهندسی مجدد فرآیندها (BPR):
- پیاده سازی پرهزینه: پیاده سازی BPR می تواند پرهزینه باشد و به سرمایه گذاری قابل توجهی از زمان و منابع نیاز دارد.
- مقاومت در برابر تغییر: کارکنان ممکن است در برابر تغییر مقاومت کنند و این امر می تواند پیاده سازی BPR را دشوار کند.
- خطر شکست: اگر BPR به درستی برنامه ریزی و اجرا نشود، می تواند با شکست مواجه شود.
مهندسی مجدد فرآیندها (BPR) برای چه نوع سازمان هایی مناسب است؟
BPR می تواند برای انواع سازمان ها، از جمله شرکت های تولیدی، شرکت های خدماتی، سازمان های دولتی و غیرانتفاعی مفید باشد.
موارد استفاده از مهندسی مجدد فرآیندها (BPR):
- خودکارسازی فرایندها: BPR می تواند برای خودکارسازی فرایندهای دستی و حذف فعالیت های غیرضروری استفاده شود.
- بهبود گردش کار: BPR می تواند برای ساده سازی مراحل و حذف گلوگاه ها در فرایندها استفاده شود.
- ادغام وظایف: BPR می تواند برای ادغام وظایف مشابه و کاهش دوباره کاری استفاده شود.
- تمرکز بر مشتری: BPR می تواند برای بهبود خدمات مشتری و افزایش رضایت آنها استفاده شود.
مثال هایی از مهندسی مجدد فرآیندها (BPR):
- یک شرکت تولیدی ممکن است از BPR برای بازطراحی فرایند تولید خود به منظور کاهش ضایعات و افزایش کارایی استفاده کند.
- یک شرکت خدماتی ممکن است از BPR برای ساده سازی فرایند رسیدگی به شکایات مشتریان خود استفاده کند.
- یک سازمان دولتی ممکن است از BPR برای تسریع فرآیند صدور مجوز خود استفاده کند.
مثال هایی از مهندسی مجدد فرآیندها در دنیای واقعی
۱٫ شرکت فورد:
در دهه ۱۹۸۰، شرکت فورد با چالش های متعددی از جمله افزایش رقابت، کاهش سهم بازار و سودآوری ضعیف روبرو بود. برای حل این مشکلات، فورد از BPR برای بازطراحی فرایندهای خود استفاده کرد.
برخی از اقدامات BPR که فورد انجام داد عبارتند از:
- کاهش سلسله مراتب سازمانی: فورد تعداد سطوح مدیریتی را از ۱۴ به ۴ کاهش داد.
- خودکارسازی فرایندها: فورد از ربات ها و سایر فناوری های خودکار برای خودکارسازی بسیاری از وظایف در خطوط تولید خود استفاده کرد.
- برون سپاری فعالیت های غیرضروری: فورد بسیاری از فعالیت های غیرضروری، مانند خدمات نظافتی و نگهداری، را به پیمانکاران خارجی برون سپاری کرد.
این اقدامات BPR به فورد کمک کرد تا به طور قابل توجهی هزینه ها را کاهش دهد، کیفیت را بهبود بخشد و سهم بازار خود را افزایش دهد.
۲٫ شرکت دل:
شرکت دل یک شرکت کامپیوتری است که به دلیل مدل سفارش مستقیم خود شناخته شده است. در این مدل، دل کامپیوترها را به طور مستقیم به مشتریان می فروشد و از طریق خرده فروشی ها آن ها را به فروش نمی رساند.
دل از BPR برای بازطراحی فرآیندهای زنجیره تامین خود برای افزایش کارایی و کاهش هزینه ها استفاده کرد.
برخی از اقدامات BPR که دل انجام داد عبارتند از:
- کاهش تعداد تامین کنندگان: دل تعداد تامین کنندگان خود را از ۲۵۰ به ۵۰ کاهش داد.
- استفاده از سیستم های تولید به موقع: دل از سیستم های تولید به موقع برای کاهش موجودی انبار و افزایش گردش موجودی استفاده کرد.
- خودکارسازی سفارشات: دل از سیستم های خودکار برای خودکارسازی فرآیند سفارشات خود استفاده کرد.
این اقدامات BPR به دل کمک کرد تا هزینه های زنجیره تامین خود را به طور قابل توجهی کاهش دهد و به یکی از رقابتی ترین شرکت های کامپیوتری در جهان تبدیل شود.
۳٫ شرکت GE:
شرکت GE یک شرکت چند ملیتی است که در زمینه های مختلفی از جمله انرژی، حمل و نقل و مراقبت های بهداشتی فعالیت می کند.
GE از BPR برای بازطراحی فرآیندهای خود در سراسر جهان برای افزایش کارایی و کاهش هزینه ها استفاده کرد.
برخی از اقدامات BPR که GE انجام داد عبارتند از:
- کاهش سلسله مراتب سازمانی: GE تعداد سطوح مدیریتی را در بسیاری از واحدهای تجاری خود کاهش داد.
- ادغام واحدهای تجاری: GE تعدادی از واحدهای تجاری خود را ادغام کرد تا عملیات خود را ساده کند.
- برون سپاری فعالیت های غیرضروری: GE بسیاری از فعالیت های غیرضروری، مانند خدمات فناوری اطلاعات و منابع انسانی، را به پیمانکاران خارجی برون سپاری کرد.
این اقدامات BPR به GE کمک کرد تا به طور قابل توجهی هزینه ها را کاهش دهد، سودآوری را افزایش دهد و به یکی از موفق ترین شرکت های جهان تبدیل شود.
نکات:
- BPR می تواند یک ابزار قدرتمند برای بهبود عملکرد سازمان ها باشد.
- با این حال، BPR باید به درستی برنامه ریزی و اجرا شود تا موفق باشد.
- BPR می تواند منجر به تغییرات قابل توجهی در سازمان شود و کارکنان ممکن است در برابر این تغییرات مقاومت کنند.
- مهم است که قبل از شروع BPR، ذینفعان کلیدی را درگیر کنید و آنها را از مزایا و معایب BPR آگاه کنید.
منابع:
- https://en.wikipedia.org/wiki/Business_process_re-engineering
- https://www.ibm.com/consulting/reengineering
- https://docs.kissflow.com/article/8fe0339a94-creating-a-process
