سازماندهی در محل کار به شما کمک می‌کند متمرکز بمانید و وظایف را به موقع انجام دهید. هنگامی که سازماندهی شده و بهره ور هستید، می‌توانید کار را در اولویت قرار دهید و برتر باشید که به پیشرفت و موفقیت شغلی شما کمک می‌کند. بسته به سبک کاری شما گزینه های مختلفی برای سازماندهی مسئولیت ها و وظایف وجود دارد. در ادامه راهکارهایی برای افزایش بهره وری در سازمان معرفی می‌شود :

۱) هدف گذاری کنید

اهداف دست یافتنی می‌تواند به شما کمک کند متمرکز و سازنده بمانید. وقتی اهداف مشخصی را با مراحل و جدول زمانی تعیین می‌کنید، می توانید کار خود را در وظایف قابل مدیریت تری سازماندهی کنید. اهداف بلندمدت و کوتاه مدت ایجاد کنید و نقاط عطف را به تقویم خود اضافه کنید تا مطمئن شوید که در حال انجام وظایف ار پیش تعیین شده خود هستید.

۲) پیگیری پیشرفت

برای اطمینان از رسیدن به اهداف خود در زمانی که اختصاص داده اید، سعی کنید پیشرفت خود را دنبال کنید. ردیابی پیشرفت همچنین می‌تواند به شما کمک کند تشخیص دهید چه زمانی بیشترین بهره وری را دارید . برای مثال، ممکن است متوجه شوید که در ابتدای هفته یا صبح، کارهای بیشتری انجام می‌دهید. با این اطلاعات می توانید تصمیم بگیرید که چه زمانی روی مهمترین وظایف خود کار کنید.

برخی از رویکردها برای ردیابی پیشرفت شما عبارتند از زمان ورود به وظیفه ای که از قبل برنامه ریزی کرده‌اید، محاسبه ساعت‌های استفاده شده برای یک پروژه، و مسدود کردن وقفه ها هنگام تکمیل وظایف.

۳) از دستور کار استفاده کنید

دستور کار ابزاری عالی برای ارزیابی سازمان کاری و بهره وری شماست. هنگام استفاده از نرم افزار های برنامه ریزی ، رویدادهای خاص و جزئیات آنها را در طول روزها، هفته ها و ماه ها یادداشت کنید. این استراتژی شما را از جلسات و سررسیدهایی که در برنامه خود دارید آگاه می‌کند. در نتیجه، احتمال بیشتری دارد که به اهداف خود برسید و رویدادهای خاص را به خاطر بسپارید.

انواع مختلفی از دستور کارها وجود دارد. برخی از برنامه ها ظرفیتی برای هر روز دارند، در حالی که برخی دیگر هفتگی یا ماهانه هستند. به این فکر کنید که چه نوع برنامه ریزی برای شما و کارتان مناسب تر است. اگر اغلب با رایانه خود کار می‌کنید، از یک طرح دیجیتال برای اضافه کردن رویدادها به تاریخ های خاص استفاده کنید.

۴) چک لیست کارها را ایجاد کنید

چک لیست کارها لیست هایی ساده و در عین حال بسیار مؤثر هستند که به حفظ بهره وری در سازمان در طول روز کمک می‌کنند. برای  کارهای مهمی یادداشت لازم را انجام دهید. سعی کنید کار خود را بر اساس فوریت سازماندهی کنید. برای مثال، می‌توانید آنچه را که باید تا پایان روز تکمیل کنید، در بالای فهرست خود اضافه کنید و آنچه را که می‌توانید تا روز بعد برای آن منتظر بمانید، به سمت پایین اضافه کنید.

لیست کارهای خود را روی یک یادداشت چسبناک یا در یک دفترچه بنویسید. هنگام استفاده از این روش، به راه هایی برای سازماندهی لیست کارهای خود فکر کنید. به عنوان مثال، از خودکارهای رنگی برای تمایز بین موارد استفاده کنید، مانند خودکار آبی برای تعیین جلسه تیم و خودکار قرمز برای برچسب زدن مسئولیت های فوری استفاده کنید.

۵) مسئولیت پذیری را تمرین کنید

هنگامی که خود را مسئول می‌دانید، فهرست کارهای خود را بررسی می‌کنید، پیشرفت خود را به سمت اهداف ارزیابی می‌کنید و راه هایی را برای بهبود عملکرد خود شناسایی می‌کنید. مرتباً با خودتان چک کنید تا پیشرفت خود را مشخص کنید و مناطقی را که می توانید تأیید کنید پیدا کنید. شما همچنین می‌توانید با نظارت بر این مسئولیت ها، یک سیستم پاسخگویی با همکاران خود ایجاد کنید.

۶) عوامل حواس پرتی را محدود کنید

تمرکز بر روی کار برای مدت طولانی در یک فضای کاری سازمان یافته بسیار آسان تر است. وقتی حواس‌پرتی‌ها را محدود می‌کنید، بهره وری در سازمان افزایش می‌یابد و تمرکزتان را روی کار فعلی‌تان حفظ می‌کنید. با منظم و ساده نگه داشتن فضای خود، عوامل حواس پرتی را محدود کنید. حواس‌پرتی‌های رایج، مانند تلفن، را در میز کار یا اتاق دیگری نگه دارید.

۷) محدودیت زمانی تعیین کنید

مدت زمانی را که برای کارهای مختلف صرف می‌کنید را پیگیری کنید تا مناطقی را که می‌توانید بهتر از زمان خود استفاده کنید، مشاهده کنید. برای آغاز و پایان انجام یک وظیفه محدودیت زمانی تعیین کنید. برنامه‌های زمان‌دار را در نظر بگیرید تا ببینید چقدر زمان صرف کارهای خاص می‌کنید. در پایان هفته، در مورد استفاده خود از زمان فکر کنید و سازنده تر باشید. به عنوان مثال، اگر متوجه شدید که زمان زیادی برای انجام سایر کارهای اولویت دار ندارید، می‌توانید مدت زمانی را که صرف بررسی ایمیل های خود می‌کنید، محدود کنید.

۸) محیط را تمیز نگه دارید

در این صورت در یک اداره سازمان‌یافته، لوازم را به‌طور کارآمد پیدا می‌کنید، که گردش کار شما را سازگارتر می‌کند. تمیز نگه داشتن محیط شامل بازگرداندن اقلام به جایشان، ضدعفونی کردن میز با دستمال‌های تمیزکننده و باز کردن پنجره‌ها برای هوای تازه است.

خلوت کردن فضای کاری بخش مهمی از تمیز و منظم ماندن است. یک بار در هفته یا ماه، فضای کاری خود را بررسی کنید و مواردی را که روزانه استفاده نمی‌کنید را حذف کنید. لیست کارهای منسوخ شده را دور بریزید و کارهای تکمیل شده را بایگانی کنید.

۹) از برچسب ها استفاده کنید

برچسب ها یک رویکرد عملی برای سازماندهی فایل ها شما هستند. هر فایل ها را به وضوح برچسب گذاری کنید و آنها را به گونه ای مرتب کنید که برای شما منطقی تر باشد. به عنوان مثال، می‌توانید فایل های خود را به ترتیب حروف الفبا یا سال مدیریت کنید.

از این روش برای فایل های دیجیتال نیز استفاده کنید. یافتن فایل‌ها و پوشه‌های دارای برچسب واضح در رایانه شما بدون نیاز به جستجوی طولانی مدت بسیار آسان‌تر است و باعث افزایش بهره وری در سازمان می‌شود.

۱۰) ایمیل خود را مرتب کنید

بسیاری از متخصصان از ایمیل برای برقراری ارتباط با یکدیگر استفاده می‌کنند در نتیجه ممکن است صندوق ورودی ایمیل شما شلوغ باشد. مرتب‌سازی ایمیل‌هایتان از شلوغی صندوق ورودی جلوگیری می‌کند و به شما کمک می‌کند ایمیل‌های ضروری را سریع‌تر پیدا کنید.

پوشه های دیجیتالی را در ایمیل خود ایجاد کنید تا همه پیام های خود را مرتب کنید. پوشه ها، ایمیل های شما را در مکان مناسب دسته بندی می‌کنند. برچسب زدن ایمیل ها به شما یادآوری می‌کند که به فرستندگان پاسخ دهید و ایمیل های ضروری را در یک مکان نگه دارید.

۱۱) استراحت کنید

استراحت ها راه مهمی برای حفظ تمرکز و بهره وری هستند. استراحت ها شما را با انگیزه نگه می‌دارد، زیرا در مدت کوتاهی از کار بیش از حد اجتناب می‌کنید. در نتیجه، اغلب می‌توانید برای مدت طولانی تری کار کنید. در طول استراحت خود، به پیاده روی کوتاه بروید یا یک میان وعده بخورید. مطمئن شوید که از فضای کاری خود فاصله بگیرید تا تمرکز خود را به طور کامل تنظیم کنید.