طراحی شغل چیست و نحوه طراحی آن چگونه است؟

طراحی شغل

طراحی شغل چیست؟  طراحی شغل ، تحقیق و تجزیه و تحلیل یک شغل با مشورت همتایان و مدیران برای جمع آوری کل داده های شغلی و تشریح وظایف، مسئولیت ها، مهارت ها و تخصص های علمی و حرفه ای مورد نیاز برای انجام یک کار خاص است. مطالعه و تحقیقات انجام شده مشخص می‌کند که طراحی شغل ، نقش مهمی در درک پیچیدگی شغل و تأثیر آن بر تک تک کارکنان و همچنین نقش مهمی در مدیریت عملکرد ایفا می‌کند . طراحی شغل به کاهش استرس شغلی و خطر سلامت، ایمنی و صدمات شغلی کارکنان کمک می‌کند و باعث کاهش رضایت شغلی، بهره وری و عملکرد بهتر کار و در نهایت تحقق اهداف و مقاصد سازمانی می‌شود.

طراحی شغل چیست؟

همه ما اهمیت شفافیت وظیفه برای یک کارمند را می‌دانیم. بدون شفافیت  مسئولیت ها و وظایف ممکن است با هم تداخل داشته باشند و این می‌تواند منجر به خرابی بزرگی در سازمان شود. برای جلوگیری از چنین مشکلی و ایجاد یک فرهنگ سازمانی و صلح آمیز، طراحی شغل انجام می‌شود که می‌تواند به عنوان بخشی از تجزیه و تحلیل شغل نیز درنظر گرفته شود . این یکی از وظایف اصلی مدیریت منابع انسانی است که مسئولیت تهیه آن را  بر عهده می‌گیرد. به طور کلی هدف از طراحی شغل بهبود رضایت شغلی است.

طراحی شغل همانطور که از نامش پیداست به معنای طراحی شغل برای یک کارمند به گونه ای است که تمام جنبه های منفی شغل او را از بین ببرد. در چنین سناریویی آنها باید خود را با طراحی شغل جدید وفق دهند. این امر برای افرادی که در شغل خود بی حوصله هستند، نیاز به چالش در کار خود دارند، از انجام هر روز کار یکنواخت خود خسته شده اند، برای کسانی که از شغل خود رضایت کمی دارند و به دنبال تغییر هستند، ضروری می‌شود. به جای اینکه آنها را مجبور به تغییر شغل کنید ، طراحی شغل یک راه حل برد-برد هم برای کارکنان و هم برای کسب و کار است. سازمان نیازی به فرسایش و از دست دادن استعدادهای بزرگ خود نخواهد داشت، در حالی که کارمندان بزرگ شرکت شغلی چالش برانگیز و متفاوت از شغل معمول خود خواهند داشت.

طراحی شغل مستلزم تعریف محتویات، وظایف، اهداف و ارتباطات لازم برای برآورده کردن انتظارات هر مسئولیت است. یک شغل خوب طراحی شده ممکن است رفتارهای خوب را تقویت کند و پایه محکمی برای موفقیت کارکنان فراهم کند، بنابراین یک نیاز اساسی برای ایجاد انگیزه در محل کار است.

طراحی شغل در HRM چیست؟

طراحی شغل در مدیریت منابع انسانی را می‌توان به عنوان فرآیندی درک کرد که از طریق آن فرآیند شغل تعریف می‌شود، کار گروه سازماندهی می‌شود که شامل ساختاردهی محل کار بر اساس تجزیه و تحلیل شغل است. در طراحی شغل، منابع انسانی باید هدف کل سازمان را نیز در نظر بگیرد تا هدف فردی و گروهی به گونه ای همسو شود که هدف سازمانی محقق شود.

فرآیند طراحی شغل در مدیریت منابع انسانی:

طراحی شغل فرآیند ایجاد مشاغل قابل مقایسه است که اطلاعات کافی در مورد وظایفی که باید انجام شود و همچنین مهارت ها، دانش و اعتبار مورد نیاز برای انجام کار به طور موثرتر و موفقیت آمیزتر را ارائه می‌دهد. همچنین چارچوب مشوق داخلی و خارجی را برای فعالیت ایجاد می‌کند. نکات زیر اهمیت بسیار مهمی در فرآیند طراحی شغل دارند:

  1. آیا باید مجموعه ای از اهداف برای شغل در ذهن داشته باشید؟
  2. وظایفی را انجام دهید که به دانش و توانایی های مختلف نیاز دارند.
  3. سهم قابل توجهی در عملکرد کلی سازمان داشته باشید که به راحتی برای کارمند بیان شود.
  4. تعدادی شغل مختلف را ترکیب کنید تا یک نقش شغلی یکپارچه ایجاد کنید.
  5. در فرآیند طراحی شغل، سلامت و ایمنی شغلی کارکنان و همچنین رفاه عمومی آنها را تعیین کنید.
  6. امکاناتی را برای حل مسئله، پیشرفت کافی و سطح مناسبی از چالش ها فراهم کنید.
  7. به مجری کار، اختیارات کافی برای تصمیم گیری بدهید.
  8.  از استفاده بهینه از توانایی های مهارت های فعلی صاحب شغل اطمینان حاصل کنید.
  9. درصورتی که به شغل خاصی نیاز دارید، در مورد پیش فرض های جنسیتی، قومیت یا سایر ویژگی های بالقوه تبعیض آمیز، بی طرفی را حفظ کنید.
  10.  ترتیبات کاری که طیف وسیعی از موضوعات، سرعت و سبک کار، تخصص و آموزش را در نظر بگیرد .
  11. اطمینان حاصل کنید که کار به گونه ای ایجاد می‌شود که مستقیماً با نیازهای سازمان مرتبط است.  همچنین نحوه بررسی طراحی را بررسی کنید.
  12. شانس خود را برای یادگیری مهارت های جدیدی که به شما در پیشرفت شغلی کمک می‌کند، افزایش دهید.
  13. ادغام فیزیکی و اجتماعی در محیط کار با سایر مشاغل و کارمندان به دست آورید.
خواندن مقاله مرتبط
تعریف استارتاپ ویکند - 5 دلیل برای پیوستن به رویداد آخر هفته استارتاپ

مراحل طراحی شغل:

هنگام برنامه ریزی طراحی شغل، باید مراحل زیر را در نظر داشته باشید تا طراحی شغلی موفق اجرا شود:

اطلاعات شغلی

منابع انسانی باید اطلاعاتی در مورد شغلی که توسط کارمند انجام می‌شود داشته باشد. این نه تنها به ارزیابی طرح پاداش برای یک کارمند کمک می‌کند، بلکه وظیفه او را شفاف تر می‌کند. بنابراین مهم است که کار مستندسازی مناسب در مورد نقش و وظایف به موقع انجام شود و باید به درستی به کارکنان ابلاغ شود. همه اطلاعاتی که باید داشته باشیم:

  • وظایف خاص، حوزه های مسئولیت، و نمونه هایی از کارهای در حال انجام
  • هدف اساسی کار  که باید انجام شود
  • زمان صرف شده برای هر کار یا حوزه خاصی از مسئولیت ها که باید انجام شود
  • اهمیت هر عنصر در کار و رابطه یا نسبت آن به کل عملیات کار
  • دامنه کار و تأثیر آن بر عملیات
  • رابطه کاری با سایر بازیکنان، مانند مدیران، اعضای تیم، مشتریان
  • روش ها، تکنیک ها و تجهیزاتی که استفاده می‌شود
  • جو شغلی که شامل محیط کار می‌شود

 

تجزیه و تحلیل شغل

در قدم بعدی تجزیه و تحلیل تمام اطلاعات جمع‌آوری‌شده است و منابع انسانی باید جنبه ضروری و مهم کاری را که باید انجام شود و مسئولیت‌هایی که قرار است در آن کار انجام شود، انتخاب کند. برای منابع انسانی که تجزیه و تحلیل شغل را انجام می‌دهد ، بهتر است یک مدیر خط مختص به آن حوزه داشته باشد تا برای دقت بهتر بخشی از فرآیند باشد. نه تنها وظایف و مسئولیت های شغل باید در نظر گرفته شود، بلکه منابع انسانی نیز باید ببیند که کارکنان در مورد شغل چه احساسی را دارند، این را می‌توان از طریق مصاحبه مستقیم یا از طریق توزیع یک پرسشنامه انجام داد تا طراحی کار انجام شود بر این اساس برنامه ریزی شده است.

تهیه برنامه طراحی شغل برای کارمندان

بر اساس اطلاعات تجزیه و تحلیل شده در مورد شغل و در مورد احساس کارمند در مورد شغل خود. برای بررسی اینکه آیا نشانه ای از ناراحتی یا نارضایتی در مورد شغل آنها وجود دارد یا خیر. وقتی این اطلاعات را ارزیابی کردید، باید ببینید کدام روش طراحی شغل را باید برای کارمند اعمال کنید. روش های مختلفی برای طراحی شغل وجود دارد که در ادامه این مقاله توضیح داده شده است.

پیاده سازی

پس از تصمیم گیری در مورد روش طراحی شغل، منابع انسانی باید آن را به شیوه ای موفق اجرا کند، جایی که هدف فرد و شرکت در یک راستا باشد. و همچنین باید در هر مرحله کارمند را در مورد نقش و مسئولیت‌هایش راهنمایی کنید و اینکه چرا انجام اقدام برای یک روش طراحی شغل خاص برای آنها مفید است.

روش ها و تکنیک های طراحی شغل
طراحی شغل

به طور کلی ۴ نوع روش و تکنیک طراحی شغل وجود دارد که برای ایجاد تغییراتی در ساختار شغلی یک کارمند استفاده می‌شود. این روش ها و تکنیک های طراحی کار را در زیر بیابید:

 

  1. چرخش شغلی

چرخش شغلی : جابجایی جانبی نقش یا موقعیت های شغلی است که بین سطوح شغلی اتفاق می‌افتد و به اشتباه نمی‌توان آن را ارتقاء تلقی کرد. از آنجایی که به فرد کمکی نمی‌کند تا از پله های شغلی خود بالا برود. این به صورت موقت انجام می‌شود که در آن کارکنان پس از یک زمان مشخص به شغل قبلی خود بازگردانده می‌شوند. مزایای زیادی دارد مانند:

یادگیری : زمانی که کارمندان فرصت انجام یک نقش جدید را پیدا می‌کنند، قطعاً یک یا چند مورد را یاد خواهند گرفت. این یک راه عالی برای انتقال، مهارت های دانش و شایستگی هایی است که منجر به انباشت سرمایه انسانی می‌شود.

انعطاف پذیری : در شرایطی که کارکنان بیشتری در مسئولیت شغلی شرکت دارند، کارکنان انعطاف پذیری بیشتری در ایفای نقش شغلی پیدا می‌کنند.

جایگزینی کارکنان : این تکنیک سازمان را از ضرری که در صورت خروج ناگهانی هر یک از کارکنان متحمل می‌شود، نجات می‌دهد. چرخش کارکنان در آن نقش می‌تواند برای یک دوره فوری به سازمان کمک کند. در اینجا روش چرخش شغلی به عنوان ناجی عمل می‌کند.

  1. توسعه کسب و کار

توسعه کسب و کار همانطور که از نام آن پیداست در مورد اضافه کردن مسئولیت ها یا فعالیت های بیشتر در همان شغل کارمند است. این بدان معناست که کارمندان فعالیت های مختلفی را انجام می‌دهند که خستگی کارمند و همچنین کار یکنواخت کارمند را از بین می‌برد. مزایایی که کارمند و سازمان می‌توانند از افزایش شغل به دست آورند عبارتند از:

خواندن مقاله مرتبط
گانت چارت ابزاری برای مدیریت پروژه و برنامه ریزی

کسب دستمزد بالاتری : کارمندان می‌توانند پس از اضافه شدن مسئولیت های بیشتری به نقش خود، دستمزد بیشتری دریافت کنند.

 اختیار بیشتر به کارکنان : واگذری اختیارات ، مسئولیت پذیری بیشتری را به دنبال خواهد داشت. از آنجایی که فرد اکنون مسئولیت بیشتری را بر عهده دارد، به آنها استقلال داده می‌شود تا کار خود را انجام دهند و نسبت به نتیجه ای که استخراج می‌کنند بیشتر پاسخگو هستند.

رشد شغلی:  هنگامی که مسئولیت اضافی به کارکنان داده می‌شود، آموزش هایی نیز به آنها داده می‌شود تا وظایف را با موفقیت انجام دهند. این به کارمند کمک می‌کند تا مهارت های جدیدی را بیاموزد که می‌تواند به شغل بعدی آنها کمک کند. وقتی کارکنان متوجه می‌شوند که سازمان رشد فردی آنها را در نظر می‌گیرد.

  1. ایجاد انگیزه

این روشی است که در آن انگیزه ها به شغل موجود اضافه می‌شود. مانند افزودن تنوع مهارت، وظایف اضافی، ارائه بازخورد و افزایش استقلال. از طریق این روش، شغل برای کارمند معنادارتر می‌شود.

مزایای ایجاد انگیزه شغلی عبارتند از:

افزایش رضایت : زمانی که معنای شغل افزایش یابد، کارمند از شغل رضایت بیشتری دارد. با افزایش شدت و دامنه کار، کارکنان احساس رضایت بیشتری از کار می‌کنند.

حالات روانشناختی بهتر : منجر به افزایش معنی‌داری برای کار می‌شود که منجر به نتایج باکیفیت کارمند می‌شود. و تجربه کارمندان را افزایش داد.

  1. ساده سازی شغل

این فرآیندی است که در آن وظایف کمی از کار حذف می‌شود تا انرژی بیشتر بر روی کار اصلی متمرکز شود. هدف این روش، شروع روش‌های کاری بهبود یافته است که بتواند خروجی را در کنار حداقل کردن هزینه‌ها به حداکثر برساند.

جلوگیری از کار غیر ضروری : با انجام مطالعه ای ۳۴٪ از کارمندان گفتند که به دلیل ساعات طولانی وقت خود را تلف کرده اند. این ساعات طولانی توسط کارهای غیرضروری گرفته می‌شود که هیچ خروجی یا سودی به همراه ندارند. از این رو، حذف چنین کاری به کارمند کمک می‌کند تا کارهای مهم و مورد نیاز را انجام دهد.

کارمند را متمرکزتر می‌کند: هنگامی که کار اضافی حذف می‌شود، کارمند با کارهای مهم و بازده محور باقی
.می‌ماند که سود بیشتری به همراه دارد و هزینه کارمند را به حداقل می‌رساند

اهمیت و مزایای طراحی شغل

طراحی شغل بخش مهم و حیاتی مدیریت منابع انسانی است. تأثیر مستقیمی بر بهره وری و کارایی سازمان دارد. همچنین کمک قابل توجهی به بهبود شرایط کار می‌کند.

این کار وظایفی را ایجاد می‌کند که باید تکمیل شوند تا پروژه به طور مؤثر تکمیل شود. طراحی شغل مزایای بسیاری را برای سازمان در سطح کلان و در سطح فردی به همراه دارد:

  1. افزایش رضایت شغلی: طراحی شغل بخشی ضروری از عملیات سازمان است، زیرا به بخش منابع انسانی کمک می‌کند تا مولفه منفی کارمندان در زندگی کاری را کاهش دهد.
  2. رفع خستگی حین کار : به کاهش نارضایتی شغلی کمک می‌کند که در نتیجه خستگی که کارمند در حین کار متحمل می‌شود ، کاهش می‌دهد.
  3. بهبود کیفیت کار : وقتی همه عوامل منفی شغل حذف شوند، سازمان این شانس را دارد که سطح بهینه خروجی را از کارکنان بگیرد.
  4. ارائه معنا به کار : روش‌های طراحی شغل به گونه‌ای برنامه‌ریزی می‌شوند که کارکنان برای شغلی که انجام می‌دهند، معنای بیشتری پیدا کنند.
  5. ارائه کار چالش برانگیز : زمانی که به کارمندی به جای یک کار یکنواخت، مسئولیت یا وظیفه متفاوت تری داده می‌شود، در این صورت چالش های بیشتری در شغل خود برای غلبه بر آنها وجود دارد که سطح انگیزه او را حفظ می‌کند.
  6. افزایش بازده و کاهش هزینه :سطح بهینه خروجی های دریافتی از کارمند و با رفع فرسایش و تمام جنبه های منفی، سازمان متحمل هزینه کمتری می‌شود.
  7. کاهش تعداد نیروی انسانی: هر دوی این مؤلفه ها می‌توانند منجر به کاهش تعداد نیروی انسانی شوند. تعداد بالای نیروی انسانی در هر سازمانی یک وضعیت هشداردهنده برای بخش منابع انسانی است که باید به طور فوری از آن مراقبت شود.

 

۱
۲
۳
۴
۵
میانگین امتیازات ۵ از ۵
از مجموع ۱۷ رای

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *