با ماتریس آیزنهاور زمان و انرژی خود را مدیریت کنید

ماتریس آیزنهاور
ماتریس آیزنهاور یک سیستم مدیریت زمان و منابع است. با استفاده از اهداف کسب و کار و اهداف شخصی به‌عنوان فیلتر، به شما کمک می‌کند تا ببینید کدام وظایف در اولویت هستند و کدامیک می‌توانند در انتظار بمانند. این به شما کمک می کند تا تصمیم بگیرید، تفویض اختیار و برنامه ریزی کنید و وظایف را کنار بگذارید و حجم کاری را قابل کنترل و متمرکزتر کنید.با  ماتریس آیزنهاور به تیم و کارآموزان خود کمک کنید تا  حجم کاری سنگین را مدیریت کنند. ماتریس آیزنهاور را امتحان کنید تا به شما در مدیریت وظایف و زمان کمک کند. 

چرا ماتریس آیزنهاور موثر است؟

مزیت اصلی ماتریس آیزنهاور این است که در زمان شما صرفه جویی می‌کند، استعداد شما را بر مجموعه مهارت ها متمرکز می‌کند و انرژی  شما را برای کارهای مهم و مرتبط حفظ می‌کند.

اندرو والبریج بیان می‌کند که : «تمرکز بر آنچه واقعاً مهم است، ریشه همه چیز است. “این به شما کمک می‌کند از چیزهای بی اهمیتی که به طور اجتناب ناپذیر پیش می‌آید اجتناب کنید.

“برخی افراد به طور طبیعی فیلتر و اولویت بندی می‌کنند، اما برخی نیاز به ابزاری دارند تا به عنوان فیلتر خارجی عمل کند. ماتریس آیزنهاور این کار را به خوبی انجام می‌دهد.”

که حتی برای کارکرد موثر نیازی به فناوری تخصصی ندارد. می‌توانید از Word، Excel یا حتی یک حساب رایگان Trello برای موارد زیر استفاده کنید:

  • نظارت و اندازه گیری اهمیت و فوریت کار در دست انجام است.
  • از فرسودگی کارمندان با تمرکز بر اولویت‌های مربوطه، که از توانایی‌های تخصصی آن‌ها استفاده می‌کند، جلوگیری کنید.
  • تیم و کارآموزان خود را متحد کنید تا در جهت یک هدف مشترک با اولویت های درست کار کنند.

چندین قالب رایگان ماتریس آیزنهاور برای دانلود آنلاین وجود دارد. حتی یک برنامه ماتریس آیزنهاور وجود دارد که  به شما کمک می‌کند تا حجم کار را به راحتی مدیریت کنید.

چرا آیزنهاور به مدیریت زمان اهمیت می‌داد؟

آیزنهاور که زمانی ژنرال ارتش ایالات متحده و فرمانده عالی نیروهای متفقین جنگ جهانی دوم و سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده بود. او تحت فشار زمان تصمیم‌گیرنده‌ای بود.

او سیستم اضطراری/مهم را برای رمزگشایی بین کارهای فوری و مزاحم ایجاد کرد و کارهایی را که نیازی به توجه فوری او نداشتند حذف کرد.

او می‌گفت: «من دو نوع مشکل دارم، مشکل فوری و مهم. فوری مهم نیست، و مهم هرگز فوری نیست.»

به غیر از ماتریس آیزنهاور، چندین تکنیک وجود دارد که می‌توانید برای بهبود بهره وری از آنها استفاده کنید، از جمله:

چه کسی به ماتریس آیزنهاور نیاز دارد؟

هر کسی می‌تواند از ماتریس تصمیم آیزنهاور (یا ماتریس اولویت که گاهی اوقات نامیده می‌شود) استفاده کند.

این ابزار به ویژه برای مدیرانی است که لیست وظایف تیم خود را سازماندهی می‌کنند و افرادی که با حجم کاری خود دست و پنجه نرم می‌کنند. اگر خود را در لیست زیر می‌بینید، احتمالا ماتریس آیزنهاور راه حلی است که به دنبال آن بوده اید:

    • وقتی همکاران درخواست کمک می‌کنند، در گفتن «نه» مشکل دارید
    • لیست کارهای شما فقط بیشتر می‌شود، هرگز کوچک نمی‌شود
    • شما مشغول هستید و در دسترس نیستید
    • شما بازگشت سرمایه کمی را مشاهده می‌کنید. شما و تیمتان تمام تلاش خود را می‌کنید، اما این به اهداف شما تبدیل نمی‌شود
    • شما دستاوردهای شخصی کمی دارید که ارزش کار سخت شما را نشان می‌دهد.
    • شما کمبود زمان دارید، از استراحت و غذا صرف‌نظر می‌کنید، یا تا دیروقت شب کار می‌کنید تا همه چیز را انجام دهید.
    • شما احساس خستگی می‌کنید، انرژی ندارید یا احساس استرس می‌کنید

ماتریس تصمیم آیزنهاور چگونه کار می‌کند؟

از شما می‌خواهد که وظایف را به چهار بخش دسته بندی کنید. مهم در مقابل غیر مهم | فوری در مقابل غیر فوری با استفاده از این جدول:

خواندن مقاله مرتبط
پایگاه داده یا دیتابیس چیست؟ انواع پایگاه داده کدامند؟

ماتریس آیزنهاور

ماتریس آیزنهاور روشی را در اختیار شما قرار می‌دهد که الزامات و هدف هر کار را تجزیه کنید. این به شما کمک می‌کند تا انرژی خود را به طور مؤثر هدایت کنید، کارهای بیشتری انجام دهید و به اهداف بلندمدت خود برسید.

هنگامی که با دسته ای از کارهای نا تمام مواجه شدید ، هر وظیفه را به یکی از چهار ربع اضافه کنید.

در اینجا نحوه اعمال هر بخش به وظایف و حجم کاری شما آمده است.

 مهم و فوری 

اگر یک کار هم فوری و هم مهم باشد، در ربع اول یعنی «انجام» قرار می‌گیرد.

آنها وظایفی با دو ویژگی حیاتی هستند:

  • مهلت های مشخصی وجود دارد
  • عدم اقدام فوری عواقبی دارد

نمونه هایی از وظایف ضروری و مهم ماتریس آیزنهاور عبارتند از:

  • تکمیل به موقع بررسی ها
  •  تمرکز روی کارآموزان خود که به امتحانات یا تاریخ اتمام برنامه خود نزدیک می‌شوند
  • پرداخت هزینه ها در بازه های زمانی لازم
  • ارائه بازخورد به موقع به کارکنان
  • پاسخ دادن به ایمیل های خاص

اگر حجم کار به شدت در ربع یک (انجام دهید) کاهش می‌یابد، فضای بسیار پر استرسی است. برای کاهش فشار، می‌توانید:

  • زمانی را صرف برنامه ریزی حجم کار کنید
  • برای مشکلات برنامه ریزی کنید. چرا کارهای فوری مدام بوجود می‌آیند؟ چه فرآیندی را می‌توانید انجام دهید تا به کارکنان فضای تنفس بیشتری بدهید؟
  • بررسی کنید که کار از کجا آمده است. آیا شکاف مهارتی در بخش دیگری باعث کار فوری و مهم برای شما می‌شود؟ به عنوان مثال، مهارت هایی که کارگر شما از طریق کارآموزی خود یاد می‌گیرد ممکن است در جاهای دیگر نیز مورد نیاز باشد.

مهم و غیر فوری 

اگر یک کار مهم است، اما فوری نیست، به این معنی است که زمان بیشتری برای انجام آن دارید. این وظایف می‌توانند بعداً برای توجه شما برنامه ریزی شوند.

شما می‌توانید وظایف برنامه ریزی شده را شناسایی کنید زیرا:

  • مهلت مشخصی ندارند
  • اما پس از تکمیل، آنها شما را به اهداف خود نزدیکتر می‌کنند

نمونه هایی از وظایف برنامه ریزی شده آیزنهاور عبارتند از:

  • شبکه سازی با همتایان برای فرصت ها و توسعه حرفه ای آینده
  • برنامه ریزی استراتژیک

وظایف ربع دوم (زمانبندی)، معمولاً برای اهداف کلان تجاری شما مرتبط و مهم هستند. فقدان مهلت به این معنی است که می‌توان آنها را به طور نامحدود به تعویق انداخت و توسط ربع یک زیر پا گذاشت. اگر می‌توانید تاریخ هایی را برای این وظایف تعیین کنید.

فوری و غیر مهم 

اگر نیاز فوری به یک کار وجود دارد، اما این کار مربوط به نقش شما نیست، یا مهارت لازم برای انجام آن را ندارید، می‌توان آن را محول کرد.

قانون کلی اگر خارج از مجموعه مهارت شما است، اما باید همین الان انجام دهید، آن را به فردی با توانایی های مناسب بسپارید.

نکات کلیدی:

  • ماتریس آیزنهاور لیست کارهای انجام شده را به چهار ربع تقسیم می کند: انجام، زمانبندی، واگذاری ( تفویض اختیار) ، حذف
  • ربع اول، «انجام» کار مهم و فوری است. اگر اکثر حجم کاری شما در این ربع باشد، یک حالت کاری پراسترس و تحت فشار است.
  • ایده آل است که اکثر حجم کاری خود را بین ربع دوم «برنامه ریزی» و ربع سه « واگذاری» قرار دهید.

غیر مهم و غیر فوری

این وظایف به شما کمک نمی‌کند به اهداف خود برسید و ضرب الاجل ندارند.

اینها در دسته “حذف” قرار می‌گیرند. شما مجبور نیستید آنها را انجام دهید مگر اینکه مدیرتان شما را تشویق کند و این پایان کار است.

یک عنصر مشکل در ربع حذف وجود دارد. شما باید یاد بگیرید که به کارها «نه» بگویید، ابتدا به خودتان و سپس به دیگران.

همچنین باید گزارش‌های مستقیم خود را تشویق کنید تا با وظایفی که دیگران به آن‌ها تخصیص داده‌اند، که احساس می‌کنند مهم یا فوری نیستند، پیش از موافقت با آن‌ها، به شما ارائه شود.

خواندن مقاله مرتبط
ارزش گذاری استارتاپ چگونه انجام می‌شود؟

توجه نکردن به اولویت کارها ، به این معنی است که شما با اهداف تیم و شرکت خود هماهنگ نیستید. شما از ارائه ارزش واقعی برای سازمان و افراد خود منع می‌شوید.

نحوه استفاده از ماتریس آیزنهاور در محل کار

از تیم خود بخواهید که بگویند در طول یک هفته زمان خود را در چه مواردی صرف می‌کنند. از اکسل برای ایجاد یک جدول ساده، نامگذاری کار و زمان صرف شده برای آن استفاده کنید.

همه داده‌ها را در یک صفحه‌گسترده جمع‌آوری و فهرست کار کنید، و مشخص کنید که وظایف در کدام ربع قرار می‌گیرد. آن ارزیابی اولیه به شما کمک می‌کند تا بهره وری تیم خود را تشخیص دهید.

به تیم خود نشان دهید که چگونه یک ماتریس آیزنهاور ایجاد کنند. آنها را تشویق کنید که از آن استفاده کنند و به طور مداوم ارزیابی و تجزیه و تحلیل کنید که کدام ربع در حال انجام کارهای سنگین تر است. آنها را تشویق کنید که وقتی شرایط سخت می‌شود صحبت کنند و به آنها کمک کنید کارها را اولویت بندی کنند.

نکات مهم ماتریس آیزنهاور شخصی

  1. قرار دادن کارها در لیست کارهایی که باید انجام دهید ذهن شما را آزاد می‌کند، اما همیشه قبل از اینکه در لیست قرار بگیرد، این سوال را مطرح کنید که چه کاری ارزش انجام دادن را دارد.
  2. خود را به بیش از هشت کار در هر ربع محدود کنید. قبل از اضافه کردن یکی دیگر، ابتدا مهمترین مورد را کامل کنید. این در مورد جمع آوری نیست، بلکه به پایان رساندن وظایف است.
  3. شما همیشه باید فقط یک لیست را برای کارهای تجاری و خصوصی حفظ کنید. به این ترتیب هرگز نمی‌توانید در پایان روز از اینکه کاری برای خانواده یا خودتان انجام نداده اید شکایت کنید.
  4. اجازه ندهید دیگران حواس شما را پرت کنند. اجازه ندهید دیگران اولویت شما را تعریف کنند. برای صبح خود برنامه ریزی کنید، سپس روی فعالیت های خود کار کنید و در پایان از احساس کامل شدن لذت ببرید.
  5. در نهایت سعی کنید کارها را حتی با مدیریت بیش از حد وظایف خود آنقدر معطل نکنید.
۱
۲
۳
۴
۵
میانگین امتیازات ۵ از ۵
از مجموع ۱۶ رای

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *